Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Transcolombia S.A.S., identificada con NIT 901972956-4, con domicilio en [Pendiente: dirección del domicilio principal], [Pendiente: ciudad del domicilio principal], Colombia (en adelante, «Transcolombia»), es la responsable del tratamiento de los datos personales a que se refiere esta política.

Línea de servicio al cliente: +57 318 1788409. Correo electrónico: servitransportetranscolombia@gmail.com.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el nombre, el estado civil o la profesión.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, la salud o los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que realice un tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios

Transcolombia aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Titulares y datos que tratamos

Según la relación con cada titular, Transcolombia puede tratar las siguientes categorías de datos:

• Clientes y remitentes: nombre o razón social, documento de identificación, teléfono, correo electrónico, dirección de recolección, datos de facturación e información de los envíos (guía, contenido, peso, valor declarado y estados).
• Destinatarios: nombre, teléfono y dirección de entrega, suministrados por el remitente para cumplir el contrato de transporte.
• Personas que solicitan una cotización: nombre, ciudades de origen y destino y valor declarado, que el titular envía por WhatsApp.
• Visitantes del sitio: dirección IP y datos técnicos de la conexión, usados para la seguridad del servicio y el control de consultas excesivas, y los números de guía consultados.
• Colaboradores, conductores y usuarios del portal: datos de identificación y contacto, credenciales de acceso, rol y registros de actividad en las herramientas de Transcolombia.
• Proveedores y aliados: datos de contacto de sus representantes y personas de enlace.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de cotización y prestar los servicios de transporte, recolección, almacenamiento, despacho y entrega contratados.
• Expedir guías y remesas, informar el estado de los envíos y gestionar novedades, devoluciones y entregas.
• Facturar, recaudar y cumplir las obligaciones contables, tributarias y legales.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los titulares.
• Cumplir los requerimientos de la Superintendencia de Transporte y demás autoridades competentes.
• Garantizar la seguridad del sitio, del portal y de la operación, y prevenir el fraude y los usos indebidos.
• Gestionar la relación con colaboradores, conductores, proveedores y aliados.
• Enviar información sobre los servicios contratados y, con autorización expresa del titular, comunicaciones comerciales que el titular puede rechazar en cualquier momento.

7. Datos sensibles y de menores de edad

Transcolombia no solicita datos sensibles para prestar sus servicios. Cuando excepcionalmente los requiera, informará al titular su carácter facultativo, es decir, que no está obligado a suministrarlos, y la finalidad específica de su tratamiento.

Los servicios no están dirigidos a menores de edad. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratarán cuando sea necesario, respetando su interés superior y con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Transcolombia.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que exija conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

9. Autorización

Transcolombia solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por medios que permitan conservar prueba de ella, como la aceptación en formularios del sitio, mensajes escritos, la guía o remesa, o los contratos suscritos.

No se requiere autorización cuando la información sea solicitada por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o se trate de datos del registro civil, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10. Área responsable y canales de atención

La atención de consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales está a cargo de [Pendiente: área o cargo responsable de la atención de datos personales], a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: servitransportetranscolombia@gmail.com.
• Línea de servicio al cliente: +57 318 1788409.
• Correspondencia física: [Pendiente: dirección del domicilio principal], [Pendiente: ciudad del domicilio principal].

11. Procedimiento para consultas

El titular o sus legitimados pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de Transcolombia. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

12. Procedimiento para reclamos

Quien considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que contenga:

• La identificación del titular.
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• La dirección o el medio de contacto para recibir la respuesta.
• Los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo complete. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

13. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar sus servicios, Transcolombia puede compartir datos personales con encargados que los tratan por su cuenta y bajo su instrucción, entre ellos:

• Proveedores de infraestructura tecnológica, autenticación y alojamiento en la nube, como Google Cloud y Firebase, cuyos servidores pueden ubicarse fuera de Colombia, incluido Estados Unidos.
• WhatsApp (Meta Platforms), cuando el titular elige comunicarse por ese medio.
• Transportadoras aliadas que realizan la entrega final de un envío, con los datos estrictamente necesarios para completarla.

Las transmisiones y transferencias internacionales se realizan a países con un nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio, o con las garantías contractuales que exigen el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Transcolombia también entregará datos a las autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

14. Seguridad de la información

Transcolombia adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas la transmisión cifrada, el control de acceso por roles, la autenticación de usuarios y el registro de actividad.

15. Cookies y tecnologías similares

El sitio público no usa cookies de publicidad ni de analítica de terceros. El portal administrativo almacena en el navegador la información técnica estrictamente necesaria para mantener la sesión del usuario autorizado.

16. Vigencia

Esta política rige a partir del [Pendiente: fecha de entrada en vigencia]. Los datos personales se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante los términos de conservación que exijan las normas contables, tributarias, comerciales y de transporte.

Transcolombia podrá modificar esta política y publicará cualquier cambio sustancial en este sitio antes de su aplicación. Si el cambio se refiere a las finalidades del tratamiento, solicitará una nueva autorización.

Para más información sobre la protección de datos personales en Colombia, consulte el sitio de la Superintendencia de Industria y Comercio: https://www.sic.gov.co/.